Wanneer moet je een Incassobureau inschakelen?

Ik krijg wel eens de vraag of ik ook incasso’s doe. Tja, in theorie zou dat natuurlijk wel kunnen, maar dan moet ik waarschijnlijk ook een blog met incassosmoesjes beginnen. Ik verwijs dus altijd graag door naar een incassobureau. Maar wat doen ze eigenlijk? En welke verschillende tariefvormen hanteren ze? Hoe kies je nu de juiste? Dat laat ik hieronder maar uitleggen door een expert. Doe er je voordeel mee!

Door Mark van Schie

Hoe zit het ook alweer? Incasso

Je hebt een dienst verleend of product geleverd, maar betaling van de factuur blijft uit. Vreemd, want je weet zeker dat de klant tevreden is. Wat nu? Afwachten, nog maar eens een rekeningoverzicht sturen of is het tijd om een incassogemachtigde in te schakelen? Waar moet je dan op letten en hoe gaat zo’n kantoor te werk? De ene cliënt heeft er dagelijks mee te maken en de andere heeft er -gelukkig- geen ervaring mee: wanbetalers.

Wat kun (moet) je zelf doen

Je wil graag dat jouw klant op tijd de rekening betaalt. Zorg dan in ieder geval voor een correcte factuur. Logisch zal je denken, maar ik noem het toch. Heb je met de klant bijvoorbeeld prijsafspraken of kortingen afgesproken? Laat dat dan tot uitdrukking komen op de factuur. Je ontneemt daarmee de (onwelwillende) klant een reden tot klagen, want in mijn praktijk maak ik mee dat alles uit de kast wordt getrokken om betaling te traineren. Blijft de factuur onbetaald binnen de gestelde betaaltermijn, wacht dan een paar dagen alvorens aan de bel te trekken.

Voorheen was het gebruikelijk om meerdere herinneringen en aanmaningen te sturen voordat je een vordering uit handen ‘mocht’ geven. Dat is nu niet meer het geval. Sinds 2012 is in de wet geregeld dat met betrekking tot consumenten (red.) één zogenaamde veertiendagenbrief voldoende is om aanspraak te mogen maken op vergoeding van buitengerechtelijke kosten. Aan die brief kleven drie vereisten. De brief mag pas verstuurd worden nadat de vordering opeisbaar is geworden (dus de betaaltermijn is verstreken). Vervolgens krijgt de klant veertien dagen na verzending de tijd om de vordering alsnog te voldoen. Vandaar de benaming ‘veertiendagenbrief’. (red.) Tot slot is het verplicht om het bedrag aan buitengerechtelijke kosten te noemen dat de klant na die veertien dagen verschuldigd is. Deze kosten zijn afhankelijk van de openstaande vordering, maar over de eerste € 2.500,00 reken je 15% met een minimum van €40,00.

Is er een bedrijf dat te laat betaald heeft, dan is de betalingstermijn echt een fatale termijn en is de veertiendagenbrief niet noodzakelijk. Je mag meteen incassokosten en rente rekenen.

Rente

Doe je zaken met consumenten? Dan mag je niet van deze regeling afwijken. Bedrijven onderling mogen dat wel, maar alleen wanneer vooraf expliciet andersluidende afspraken zijn gemaakt. Mijn cliënten hanteren op mijn advies vrijwel allemaal de wettelijke regeling, dan zitten ze in alle gevallen goed. Omdat het steeds meer van belang is om “bovenop de stapel” te liggen, kiezen steeds meer cliënten ervoor de veertiendagenbrief door mij te laten sturen. Het maakt de klant gelijk duidelijk dat het mijn cliënt menens is en dat het zijn laatste kans is om hoge buitengerechtelijke kosten te voorkomen. Overigens raad ik mijn cliënten aan om eerst nog een herinnering te sturen of te bellen met klant, dat komt de relatie alleen maar ten goede. Maak wel notities en bevestig eventuele toezeggingen van de klant per email.

Wie mag incasseren

Ok, je hebt dus een factuur gestuurd, de klant gebeld, een veertiendagenbrief verzonden, maar nog altijd geen geld ontvangen. Voor veel cliënten is dat moment waarop ze de vordering uit handen willen geven. Wacht daar niet te lang mee, want jouw factuur komt steeds verder onderop de stapel te liggen en het geld wordt aan andere zaken of collega-crediteuren uitgegeven.

Het incasseren van vorderingen in het minnelijke traject is niet gereguleerd. Er zijn in Nederland honderden incassobureaus, deurwaarderskantoren en (incasso-)advocaten die zich met het innen van vorderingen bezighouden. Het is overigens een misvatting dat gerechtsdeurwaarders in het minnelijke traject meer bevoegdheden zouden hebben dan andere incassogemachtigden, maar dit terzijde.

No Cure No Pay? No Way!

Veel incassogemachtigden proberen klanten te werven door te doen alsof ze voor niets werken. “No Cure, No Pay”, “bij ons betaalt u niets”, “kosteloos procederen”, en zo kan ik nog wel even doorgaan. Quatsch, maar het opmerkelijke is dat klanten het doorgaans direct voor waar aannemen en geen verdere vragen stellen. Neem maar van mij aan, niemand werkt voor niets (helemaal in de incassobranche niet). Daarnaast ken ik geen enkel kantoor dat kosten van derden (zoals het griffierecht) uit eigen zak betaalt. En laten we eerlijk zijn… als je er even over nadenkt, klinkt het ook te mooi om waar te zijn, toch? Net zoiets als “pin hier gratis geld”. Het klinkt als muziek in de oren, maar het is voor iedereen direct duidelijk: dat bestaat niet!

Gratis Incasso bestaat niet Londonse pinautomaat. In de VS moet je vaak betalen om geld op te mogen nemen. De handeling zelf kost dus al geld. Wellicht dit dat in Engeland ook zo werkt. Bij deze bank is die handeling kennelijk gratis, maar je kunt uiteraard alleen je eigen geld opnemen. (red.)

Hoe betaal je dan wel?

Abonnementen
Er zijn kantoren die werken met een vorm van een abonnement. Je betaalt jaarlijks een x-bedrag en daar mag je jaarlijks een x-aantal zaken voor aanleveren die dan no cure no pay worden behandeld. Tja, je betaalt feitelijk vooruit… een sigaar uit eigen doos dus.

Provisie
Voor zover mij bekend werken veruit de meeste incassogemachtigden op basis van een provisie. Zij innen een bedrag en berekenen daarover een percentage als vergoeding van de kosten (beginnend bij 15%). Saillant detail: die kosten ben je in de regel ook verschuldigd als slechts een deel van de vordering wordt geïnd, hier kom ik zo op terug. Daarnaast komt het voor dat bureau- en dossierkosten, registratiekosten en informatiekosten worden berekend, soms nog aangevuld met een vergoeding voor juridisch inhoudelijke werkzaamheden. Wanneer een vordering volledig wordt voldaan (dus inclusief rente en incassokosten) heeft de schuldenaar vaak alle kosten betaald en ontvangt de schuldeiser de hoofdsom plus rente. Top! Maar hoe zit dat wanneer niet alles is betaald?

Voorbeeld: jouw factuur beloopt € 4.000,00 en je geeft die vordering uit handen ter incasso. De incassogemachtigde schrijft de schuldenaar aan inclusief de rente en buitengerechtelijke kosten en weet met een eerste sommatiebrief € 4.000,00 te incasseren. Fantastisch zou je denken! Enige tijd later ontvang je het ‘goede nieuws’ in de vorm van een (pro-forma) afrekening. De kosten en rente is de schuldenaar niet bereid te betalen. Da’s even slikken… Voor u geïncasseerd € 4.000,00, door u te voldoen € 525,00 incassokosten (=15%) plus btw. Wij maken € 3.364,75 aan u over. Huh, denk je, de incassokosten worden toch verhaald op de schuldenaar?!

Blijft een schuldenaar met vrijwillige betaling van (een deel van) de vordering in gebreke, dan zal je naar de rechter moeten om betaling te kunnen afdwingen. Zou je in het voorbeeld hierboven willen procederen voor het restantbedrag, dan belopen de proceskosten alleen al (minimaal) een € 650,00 voor het griffierecht, het (laten) uitreiken van de dagvaarding en het gemachtigdensalaris. Het opstellen van de dagvaarding en de kosten voor de werkzaamheden tijdens de procedure, komen hier nog bij. Veel klanten zullen afzien van een dure procedure en nemen met tegenzin hun verlies.

Uurtje factuurtje
Precies één van de redenen waarom ik in 2012 vond dat het anders moest. Aan mij betaalt een cliënt namelijk geen provisie; ik bereken alleen de tijd die ik aan het dossier heb gewerkt. Simpel, transparant, maar vooral eerlijk voor de klant. Hoewel de werkwijze op zich natuurlijk niet uniek is, was het dat in de incassobranche in 2012 wel.

Het is de toon…

Als ik vertel dat ik incassospecialist ben, grappen mensen wel eens: “Zeker van incassobureau Binnen Zonder Kloppen!” Bij de verhalen die ze mij dan vertellen, gaan mijn nekharen wel eens overeind staan. Schuldenaren die afgesnauwd worden aan de telefoon, die zich niet begrepen voelen of waarvan inhoudelijk verweer niet behandeld wordt. Wat te denken van sms-bommen en telefoontjes op ongebruikelijke tijden om de schuldenaren nog meer onder druk te zetten? Of een incassogemachtigde die geen tijd voor een cliënt wil nemen om vragen te beantwoorden of zaken uit te leggen. Hoewel ik er van overtuigd ben dat veel kantoren wel correct werken, moet je er toch niet aan denken dat zo met jou(w klant) wordt omgegaan?

Mijn cliënten weten dat ik hun klant (de schuldenaar) behandel zoals ik zelf behandeld wil worden. Juist door een schuldenaar met respect te behandelen en eventuele klachten ten aanzien van de vordering serieus te nemen, los je zaken op. Het leveren van maatwerk evenzo. Schuldenaren zijn echt niet onder de indruk van gestandaardiseerde brieven, die dan ook nog eens niet ondertekend worden. Een sommatiebrief die ik verstuur, is toegespitst op de casus, behandelt eventuele weren zijdens de schuldenaar en wordt door mij ondertekend. Ouderwets? Misschien, maar het resultaat telt ;-)

Afsluitend

Doe zaken met een kantoor waarin je vertrouwen hebt, dat is belangrijk. Informeer dus gerust bij meerdere partijen. Laat een kantoor uitleggen hoe ze te werk gaan, hoe jouw klant wordt benaderd en met welke kosten je zelf rekening moet houden. Oh ja, vergeet niet te vragen op welke termijn een dossier wordt afgerekend nadat er geld is geïncasseerd. Je hebt immers al lang genoeg op de centen gewacht!

Wie is Mark van Schie?
Tot slot nog iets over mijzelf. Mijn naam is Mark van Schie, woonachtig in Groenlo en kantoorhoudend in Winterswijk. Vijftien jaar geleden ben ik min of meer bij toeval de incassobranche ingerold. Op zoek naar een stage-opdracht vanuit de HBO MER opleiding kwam ik terecht bij een gerechtsdeurwaarderskantoor, waar ik vervolgens elf jaar heb gewerkt. Eerst als juridisch medewerker en na afronding de vierjarige HBO Rechten studie als toegevoegd kandidaat-gerechtsdeurwaarder en chef de bureau. In 2012 besloot ik mijn eigen incassobureau INcompanyCASSO te beginnen, omdat ik vond dat de tarifering voor de opdrachtgever eerlijker en transparanter moest. Inmiddels heb ik cliënten in binnen- en buitenland, ben ik lid van de Nederlandse Vereniging van Rechtskundige Adviseurs en schenk ik heerlijke verse koffie.