How I Get Things Done

How I Get Things Done

Het boek heb ik nooit gelezen. Wel regelmatig mee in mijn handen gestaan om het te kopen. Maar ik zag op tegen het lezen van een meer dan 300 pagina’s tellend boek over een systeem. Dat moet dan een knap ingewikkeld systeem zijn. Een waar ik discipline voor nodig heb. Dat werkt bij mij meestal niet zo goed. Deadlines daarentegen, werken meestal prima. Dit is zoals ik mijn werk aan probeer te pakken, waardoor ik zoveel mogelijk tegelijk kan doen.

To do or not to do, that’s the question

Prioriteiten stellen! Dat is erg belangrijk. Wat kan wachten en wat niet? Vaak lees je dan ‘Als je niets doet, blijkt vaak dat het zichzelf al heeft opgelost.’ Dat is zeker waar. Maar als ik opdrachten wil en tevreden klanten wil houden, moet ik wel snel genoeg reageren en snel genoeg leveren. Er moeten hoe dan ook prioriteiten gesteld worden. Dat moet dus op volgorde van belangrijkheid en niet per se op volgorde van binnenkomst.

Organiseer en Prioriteer

Ik geloof dat dit wel is waar mijn werkwijze wat lijkt op dat van Getting Things Done. Alhoewel volgens GTD er juist geen prioriteiten gesteld mogen worden, doe ik dat wel. Ik gooi eerst alles wat er gedaan moet worden op een grote hoop, zodat ik niets kan vergeten. Meestal een grote ongeorganiseerde lijst op papier. Vanuit daar ga ik kortere lijsten maken.

Wat moet er vandaag of deze week gebeuren? Wat moet wel snel gebeuren, maar hoeft niet deze week? Wat moet er gebeuren, maar kan ik later plannen? Wat overblijft zijn meestal zaken voor op het lijstje ‘ooit’ of het lijstje ‘ideeën’. Voor mij is vanzelfsprekend dat wat ik kan delegeren, ik ook meteen zal delegeren. Taken die minder dan 2 minuten kosten, halen het lijstje meestal niet, tenzij het een taak is die door iemand anders naar mij gedelegeerd is.

Wat is belangrijker? Context of Tijd?

Van GTD moet er altijd een context aan een lijstje gegeven worden en juist niet specifiek een tijd. Bij mij gaat tijd toch voor. Soms zijn er tenslotte simpelweg deadlines. Ik plan dan graag in wat ik wanneer ga doen. Omdat ik niet alles in mijn agenda zet, gaat het op een apart lijstje. Vervolgens categoriseer ik binnen dat lijstje vaak wel het soort werkzaamheden, zodat ik alle e-mail achter elkaar behandel en een paar telefoontjes achter elkaar pleeg.

Agenda

Ik probeer zo veel mogelijk in mijn agenda op te nemen. Het liefst werk ik namelijk met zo min mogelijk apps. Bovendien: wanneer ook mijn taken in mijn agenda staan, kan ik beter zien of ik nog wel tijd heb voor afspraken en of het nog wel een mogelijkheid is om iets te verschuiven. Daarom maak ik ook onderscheid tussen deadlines en an andere taken met een minder harde deadline, maar die ik wel ingepland heb staan. Die laatste taken kan ik tenslotte gemakkelijker verplaatsen.
Nou moet ik eerlijk bekennen dat ik er niet gedisciplineerd genoeg in ben. Dat levert twee problemen op: dat er soms meer te doen valt dan uit de agenda lijkt te blijken en ik prop de agenda te vol, waardoor er ook maar een klein dingetje mis of anders hoeft te gaan en het hele systeem over hoop ligt.

GTD Apps

Ik heb mijn eigen systeem waar werkelijk alles in zit. Gelukkig heb ik iemand die voor mij kan programmeren en zo extra aanpassingen kan maken. Wie dat niet heeft zal graag met apps werken.
Evernote is een zeer veelzijdige app die je onder meer voor GTD kunt gebruiken. Maar Things, Wunderlist en Remember the Milk zijn bekender en in eerste instantie ook eenvoudiger.

Uiteindelijk gaat het niet om de apps, maar om het systeem. Ik heb bijvoorbeeld gemerkt dat ik de apps te weinig gebruik. Ligt niet aan de apps zelf, maar aan mij. Ik moet er ook aan denken om die app te openen. Ik heb liever alles op een plek en lijstjes op papier zijn voor mij visuele.
Wil je meer leren over Getting Things Done, lees dan de artikelen op Lifehacking.nl